1. Objeto
Novapol Asesores de Pólizas y Seguros (en adelante, "Novapol", "la Compañía" o "el Responsable") es una empresa dedicada a la asesoría, intermediación y venta de pólizas de seguros en la ciudad de Cali, Colombia. En el desarrollo de su actividad, Novapol recolecta, almacena, usa y, en general, trata datos personales de sus clientes, prospectos y demás titulares con quienes se relaciona.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, "la Política") tiene por objeto informar a los Titulares de los datos personales sobre los criterios y procedimientos que Novapol aplica para garantizar la adecuada protección de sus datos, así como dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que los desarrollen, modifiquen o complementen (en conjunto, el "Régimen de Protección de Datos Personales").
2. Responsable del Tratamiento
El Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados es Novapol Asesores de Pólizas y Seguros, quien podrá ser contactado a través de los canales de contacto indicados al inicio de esta página para cualquier solicitud relacionada con el ejercicio de los derechos de los Titulares.
3. Marco Legal
Esta Política se expide en desarrollo de lo previsto en:
El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que consagra el derecho fundamental de Habeas Data.
La Ley 1581 de 2012, "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales".
El Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012.
El Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015 (Título 2, Capítulo 25).
Las circulares y demás instrucciones expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en su calidad de autoridad de protección de datos personales.
4. Definiciones
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato sensible: dato personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (por ejemplo, origen racial, orientación política, religiosa, de salud, entre otros).
Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de Novapol.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos, en este caso, Novapol.
Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que, por cuenta del Responsable, realice el tratamiento de datos personales (por ejemplo, aseguradoras, proveedores tecnológicos o de mensajería).
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
5. Datos personales objeto de tratamiento
Con ocasión de la asesoría, cotización, contratación, renovación o reclamación de pólizas de seguros, Novapol recolecta de sus clientes y prospectos, entre otros, los siguientes datos personales:
| Categoría | Datos incluidos |
|---|---|
| Datos de identificación | Nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad, copia del documento de identidad, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, estado civil, firma. |
| Datos de contacto y ubicación | Dirección de residencia, ciudad, teléfono fijo, teléfono celular, correo electrónico. |
| Datos económicos y financieros | Ingresos, egresos, actividad económica u ocupación, información patrimonial y demás datos requeridos para el análisis de riesgo y la suscripción de pólizas. |
| Datos del producto de seguro | Bienes o intereses asegurables, historial de siniestros, beneficiarios, información de pólizas contratadas con Novapol o con terceros. |
| Otros datos suministrados voluntariamente | Cualquier otro dato personal que el Titular entregue a Novapol con ocasión de la asesoría, cotización, contratación o reclamación de un seguro. |
Novapol no solicitará ni tratará datos sensibles (tales como datos de salud, origen racial o convicciones religiosas) salvo cuando ello sea estrictamente necesario para la suscripción, ejecución o reclamación de una póliza específica (por ejemplo, seguros de vida o de salud), caso en el cual se solicitará la autorización expresa y particular del Titular, indicándole que no está obligado a suministrar dicha información.
6. Finalidades del tratamiento
Los datos personales recolectados por Novapol serán tratados para las siguientes finalidades:
Evaluar, cotizar y estructurar la oferta de pólizas de seguros acorde con el perfil de riesgo del Titular.
Tramitar la suscripción, renovación, modificación o cancelación de pólizas ante las compañías aseguradoras.
Gestionar y acompañar al Titular en el trámite de reclamaciones y siniestros.
Verificar la identidad del Titular y dar cumplimiento a las normas de conocimiento del cliente (SARLAFT) y demás regulaciones aplicables al sector asegurador.
Realizar análisis de riesgo, actividad económica y capacidad de pago del Titular, cuando sea requerido por la aseguradora.
Enviar comunicaciones comerciales, ofertas, novedades del sector asegurador y recordatorios de vencimiento o renovación de pólizas.
Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos (PQR) presentados por los Titulares.
Dar cumplimiento a obligaciones legales, contractuales y regulatorias aplicables a la actividad de intermediación de seguros.
Compartir la información con las compañías aseguradoras, cuando sea necesario para la celebración o ejecución del contrato de seguro.
7. Principios aplicables
Novapol aplica en el tratamiento de datos personales los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, en los términos establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.
8. Derechos de los Titulares
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los datos personales tienen derecho a:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Novapol.
Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que Novapol le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones al Régimen de Protección de Datos Personales.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlo.
Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
9. Deberes del Responsable y del Encargado
Novapol, como Responsable del Tratamiento, se compromete a:
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos de Habeas Data.
Solicitar y conservar la autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad del tratamiento de sus datos.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares dentro de los términos legales.
Exigir a los Encargados del Tratamiento (aseguradoras, proveedores tecnológicos, entre otros) el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información.
10. Área responsable y canal de atención
Las consultas, peticiones, quejas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales serán atendidos a través de los canales de contacto indicados al inicio de esta página.
11. Procedimiento para el ejercicio de los derechos
Consultas
El Titular, sus causahabientes o sus representantes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de Novapol. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos
El Titular que considere que la información contenida en una base de datos de Novapol debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un reclamo ante Novapol, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Novapol, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos, la dirección y los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que indique "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo; cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
12. Transferencia y transmisión de datos personales
Los datos personales del Titular podrán ser compartidos con compañías aseguradoras, reaseguradoras, proveedores tecnológicos, entidades de verificación de identidad y autoridades competentes, cuando ello sea necesario para la ejecución de la relación contractual, el cumplimiento de obligaciones legales o la atención de requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.
Cuando los datos personales sean transferidos o transmitidos a terceros dentro o fuera del territorio nacional, Novapol adoptará las medidas necesarias para garantizar que dichos terceros ofrezcan niveles adecuados de protección de datos personales, conforme al Régimen de Protección de Datos Personales.
13. Medidas de seguridad
Novapol ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales de los Titulares contra el acceso no autorizado, la pérdida, alteración, consulta, uso o divulgación indebida, incluyendo, entre otras, control de acceso a la información, resguardo físico y digital de los documentos de identificación y financieros, y confidencialidad del personal que trata dichos datos.
14. Autorización del Titular
Al suministrar sus datos personales a Novapol, a través de cualquier canal (formularios físicos o digitales, correo electrónico, WhatsApp, llamadas telefónicas u otros), el Titular declara haber leído la presente Política y otorga su autorización previa, expresa e informada para que Novapol realice el tratamiento de sus datos personales conforme a las finalidades aquí descritas.
15. Vigencia y modificaciones
La presente Política rige a partir de su publicación y permanecerá vigente en tanto se cumplan las finalidades del tratamiento de datos personales que motivaron su expedición. Novapol podrá modificar esta Política en cualquier momento, en cuyo caso las modificaciones se comunicarán oportunamente a los Titulares a través de los canales habituales de contacto.